Ultima actualizare: Mai 2026

Siguranța datelor dumneavoastră cu caracter personal este o prioritate pentru noi. În conformitate cu prevederile

Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR) și ale legislației naționale aplicabile, prezenta Politică de Confidențialitate explică modul în care BEST OFFICE MANAGEMENT & SERVICE S.R.L. colectează, utilizează, stochează, transferă și protejează datele dumneavoastră, precum și drepturile de care beneficiați

 

.1. Identificarea Operatorului de dateDenumire firmă: BEST OFFICE MANAGEMENT & SERVICE S.R.L.

Sediu social: Comuna Florești, Sat Florești, Str. Porii, Nr. 134J, Ap. 3, Județul Cluj

Cod Unic de Înregistrare (CUI): 43460118

E-mail: scboms@gmail.

comTelefon:0745697857

Notă privind calitatea juridică a Societății:

Operator de date:

Societatea noastră acționează ca Operator în raport cu vizitatorii site-ului, persoanele care solicită oferte, cursanții înscriși la traininguri și clienții contractuali direcți.Împuternicit

(Procesator de date): În exercitarea atribuțiilor de administrare tehnică și contabilă a imobilelor, Societatea acționează strict ca Persoană Împuternicită de Operator, prelucrând datele locatarilor (proprietari/chiriași) în numele și pe seama Asociațiilor de Proprietari, care păstrează calitatea de Operator de date conform Legii nr. 196/2018

 

.2. Categorii de date, Scopuri, Temeiuri Juridice și Perioade de StocareA. Solicitarea și Eliberarea Ofertelor Comerciale (B2B și B2C)Date prelucrate: Nume, prenume (pentru persoane fizice) / Nume reprezentant, funcție și denumire entitate (pentru Asociații de Proprietari sau persoane juridice), număr de telefon, adresă de e-mail, detalii tehnice, administrative și adresa imobilului vizat de ofertă.

 

Scop: Analiza specificațiilor tehnice, calcularea devizelor de preț, redactarea și transmiterea ofertei comerciale personalizate, precum și efectuarea demersurilor de follow-up comercial.

 

Temei juridic: Art. 6 alin. (1) lit. (b) din GDPR – demersuri la cererea persoanei vizate înainte de încheierea unui contract; Art. 6 alin. (1) lit. (f) din GDPR – interesul legitim al societății de a-și promova serviciile și de a răspunde solicitărilor comerciale.Perioada de stocare: 12 luni de la transmiterea ofertei. Dacă relația se concretizează într-un contract, datele vor fi arhivate în dosarul de client

 

.B. Înscrierea la Cursurile de Training și Formare Profesională (Formulare Online)Date prelucrate: Nume, prenume, adresă de e-mail, număr de telefon, funcția deținută în cadrul structurilor asociației (Președinte, Cenzor, Administrator, Membru Comitet), date de facturare (date de identificare fiscală asociație sau persoană fizică), iar în cazul cursurilor autorizate legal, CNP și documente justificative de studii.

Scop: Înregistrarea participării, furnizarea accesului la platformele de curs și a suportului documentar, evaluarea cunoștințelor, emiterea și eliberarea certificatelor/diplomelor de participare, alături de operațiunile conexe de facturare și încasare.

Temei juridic: Art. 6 alin. (1) lit. (b) din GDPR – executarea unui contract (furnizarea serviciilor de formare); Art. 6 alin. (1) lit. (c) din GDPR – îndeplinirea unor obligații legale (legislația fiscală și de arhivare).Perioada de stocare: Pe durata desfășurării cursului, iar datele cuprinse în documentele financiar-contabile se păstrează 10 ani, conform legislației fiscale. Cataloagele și registrele de evidență a diplomelor se pot păstra pe termen nelimitat sau conform normelor emise de autoritățile de certificare

 

 .C. Servicii de Administrare Imobile și Management Financiar-ContabilDate prelucrate: Nume, prenume, CNP, adresa imobilului, numărul apartamentului, structura de locatari (număr de persoane), indexuri contoare (apă, energie termică etc.), istoric de plată, restanțe, penalități, detalii cont bancar.

 

Scop: Executarea activităților specifice de administrare de blocuri: calculul listelor de cotă de contribuție, evidența contabilă în partidă simplă/dublă, gestionarea fondurilor (de rulment, de reparații), cenzorat, reprezentare în relația cu furnizorii de utilități.Temei juridic: Art. 6 alin. (1) lit. (b) din GDPR – executarea contractului de administrare; Art. 6 alin. (1) lit. (c) din GDPR – îndeplinirea obligațiilor legale stabilite prin Legea nr. 196/2018.

 

Perioada de stocare: Pe întreaga durată a contractului de prestări servicii încheiat cu Asociația de Proprietari, urmată de o perioadă de arhivare de până la 10 ani, conform reglementărilor legale în vigoare pentru documentele financiar-contabile.D. Mentenanță Tehnică, Întreținere și Reparații CurenteDate prelucrate: Nume, prenume, număr de telefon, adresa exactă a imobilului/apartamentului, detalii privind avaria/defecțiunea, imagini foto/video furnizate voluntar de solicitant, detalii de acces.

 

Scop: Programarea echipelor de intervenție, remedierea defecțiunilor la instalații, ascensoare sau elemente structurale și recepția lucrărilor executate.Temei juridic: Art. 6 alin. (1) lit. (b) din GDPR – executarea contractului sau a comenzii de reparație; Art. 6 alin. (1) lit. (f) din GDPR – interesul legitim de a preveni extinderea avariilor și degradarea bunurilor imobile.Perioada de stocare: 5 ani de la finalizarea lucrării/intervenției (corelat cu termenul de prescripție a răspunderii contractuale și garanției).

 

3. Limitarea Răspunderii și Veridicitatea DatelorGaranția utilizatorului: Persoana care completează formularele de pe site (pentru oferte sau înscrieri la cursuri) garantează sub propria răspundere că datele furnizate sunt corecte, reale și actuale. În cazul în care înscrieți o altă persoană sau transmiteți datele unei Asociații de Proprietari, garantați că aveți acordul expres sau mandatul legal de a ne transfera aceste date.Exonerare de răspundere pentru platforme terțe: Pentru serviciile de gestiune online sau procesatorii de plăți electronice, site-ul nostru folosește integrări tehnice securizate. BEST OFFICE MANAGEMENT & SERVICE S.R.L. nu colectează și nu stochează datele cardurilor bancare și nu răspunde pentru incidentele de securitate cibernetică ce aparțin exclusiv culpei procesatorilor de plăți sau platformelor software externe, acestea acționând ca Operatori independenți de date

 

.4. Destinatari și Transferul Datelor cu Caracter PersonalPentru îndeplinirea scopurilor menționate, datele dumneavoastră pot fi partajate, exclusiv pe baza unor acorduri de confidențialitate (DPA), cu:Furnizorii de servicii IT: Societăți care asigură găzduirea web, mentenanța site-ului și dezvoltatorii platformelor software de administrare.Procesatori de plăți online: Instituții autorizate care asigură decontarea tranzacțiilor cu cardul.Subcontractori tehnici: Instalatori, electricieni, tehnicieni autorizați, exclusiv în scopul remedierii defecțiunilor raportate sau pentru evaluări necesare ofertării.Lectori / Formatori: Personalul didactic implicat în susținerea cursurilor de training (pentru evidența prezenței).Instituții și Autorități Publice: ANAF, instanțe de judecată, organe de poliție sau servicii specializate din cadrul Primăriilor, în baza obligațiilor legale imperative.Garanție: Datele dumneavoastră personalizate nu sunt vândute, închiriate sau înstrăinate către terțe entități în scopuri de marketing sau publicitate

 

.5. Drepturile Dumneavoastră Legale (Conform GDPR)În calitate de persoană vizată, dețineți următoarele drepturi pe care le puteți exercita în mod gratuit:Dreptul de acces: Puteți solicita o confirmare a prelucrării datelor dumneavoastră și o copie a acestora.Dreptul la rectificare: Puteți cere corectarea datelor inexacte sau completarea celor incomplete.Dreptul la ștergerea datelor („dreptul de a fi uitat”): Puteți cere ștergerea datelor dumneavoastră, cu excepția cazurilor în care păstrarea lor este obligatorie prin lege (ex. facturi fiscale, registre de calcul impuse de Legea 196/2018).Dreptul la restricționarea prelucrării: Puteți cere suspendarea temporară a utilizării datelor în condițiile prevăzute de art. 18 GDPR.Dreptul la portabilitatea datelor: Puteți solicita transferul datelor într-un format structurat către un alt operator.Dreptul de opoziție: Vă puteți opune prelucrărilor bazate pe interesul nostru legitim.Dreptul de a depune o plângere: Dacă apreciați că prelucrarea încalcă normele legale, vă puteți adresa Autorității Naționale de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP) la adresa www.dataprotection.ro.Pentru orice solicitare oficială privitoare la datele dumneavoastră, ne puteți contacta direct la adresa de e-mail: scboms@gmail.com.6. Securitatea Informațiilor BEST OFFICE MANAGEMENT & SERVICE S.R.L. folosește măsuri de securitate tehnice și administrative avansate: criptarea fluxurilor de date prin protocol SSL/HTTPS, controlul strict al accesului fizic și digital la bazele de date, sisteme antivirus/firewall actualizate și stocarea datelor pe servere securizate localizate în Uniunea Europeană.